Facturarea Electronica este o procedură 100% conformă cu legea. Aceasta reprezinta o alternativa eficienta la emiterea de facturi clasice folosind hartie, astfel incat informatiile continute de aceasta din urma sunt transpuse in format electronic, semnate si marcate temporal prin sisteme omologate, in conformitate cu legislatia in vigoare.
Utilizarea facturii electronice inseamna trecerea de la sistemul clasic la un sistem electronic prin care compania isi reduce costurile cu pana la 60% si detine un proces de facturare mult mai rapid si mai eficient.
Facturile online nu trebuie sa contina niciun fel de semnatura sau stampila si pot fi trimise clientului pe email in cateva minute. Procedura de emitere a facturilor electronice este insa una complicata si destul de costisitoare. Astfel, numai companiile mari isi permit sa emita facturi electronice deoarece acest proces presupune indepliniria unor conditii stricte, impuse prin lege.
Astfel, emitentul trebuie sa dispuna de mijloacele tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii. fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in format electronic. Tot emitentul de facturi electronice trebuie sa se inregistreze in acest scop la Ministerul de Finante, iar documentele trebuie sa fie semnate cu semnatura electronica si sa poarte marca temporala.
In Romania, cadrul legal pentru facturarea electronica include Normele de aplicare ale Codului Fiscal si Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. Pentru aplicarea mecanismelor specifice semnaturii electronice si marcii temporale asupra facturilor electronice, cadrul legal este definit prin Legea 455/2001 privind semnatura electronica si Legea 451/2004 privind marcarea temporala, in timp ce pentru arhivarea in forma electronica a facturilor electronice se aplica prevederile Legii 135/2007 privind arhivarea electronica.
Pentru a putea fi considerata factura electronica in sensul legislatiei romanesti, trebuie ca factura sa fie emisa in format digital (de ex. *.pdf, *.xml, *.docx etc.) si sa fie semnata electronic prin aplicarea semnaturii electronice in conditiile Legii 455/2001 privind semnatura electronica. Legea 148/2012 introduce incepand cu data de 1 ianuarie 2014 doua conditii suplimentare pentru facturile electronice, si anume: obligativitatea ca facturile sa fie marcate temporal in conditiile Legii 451/2004 privind marcarea temporala si sa fie arhivate electronic in conditiile Legii 135/2007 privind arhivarea electronica a documentelor.
Companiile au posibilitatea de a-si implementa prin mijloace interne Facturarea Electronica, caz in care trebuie sa achizitioneze sistemele informatice necesare sau de a externaliza aceste servicii la furnizori specializati, contra unui abonament.
Care sunt beneficiile Facturarii Electronice?
- Reducerea costurilor prin eliminarea cheltuielilor legate de manipularea facturilor pe hartie: emitere, transmitere, stocare, arhivare.
- Rapiditatea in transmitere si plata facturilor prin reducerea timpului de livrare a facturilor.
- Cresterea productivitatii prin reducerea consumului de resurse si eliminarea erorilor aparute in cadrul procesului de facturare.
- Alocarea eficienta a resurselor logistice pentru ca procesul de facturare are loc mult mai rapid si necesita o alocare mult mai mica de spatiu pentru desfasurarea procesului.
- Management financiar eficient prin includerea in mod automat a informatiilor financiare in sistemele informatice, prin control asupra transmiterii facturii, fapt ce reduce riscul de neplata.
- Aplicarea politicilor de raspundere sociala prin reducerea consumului de resurse naturale, facturarea electronica este o activitate verde care aduce beneficii mediului inconjurator.
- Imbunatatirea relatiei cu clientii prin reducerea majora a timpului de transmitere si eliminarea riscului de falsificare a facturilor.
- Cresterea transparentei activitatilor desfasurate prin dematerializarea procesului de facturare, autenticitatea emitentului facturii este garantata si informatiile continute de facturi sunt protejate impotriva modificarii continutului.
Contabuc asigura toate elementele necesare implementarii unui sistem unitar, facturarea electronica, ce contribuie la simplificarea modului de gestionare al facturilor.
